Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Talep ve Şikayet Yönetimi

Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Talep ve Şikayet Yönetimi

1. Talep ve Şikayet Yönetimi Uygulama

Kent Faktoring A.Ş., aşağıda yer alan esaslar dâhilinde şikâyetleri ele alır, izler, değerlendirir ve değerlendirme sonuçlarını talep ve şikayet sahibi ile paylaşır.

1.1. İletişim

Kent Faktoring A.Ş. bu prosedür aracılığı ile talep ve şikayetleri ele alma ile ilgili araştırma ve iletişim yollarını tarif etmiştir. Bu iletişim yolları;

Adres: Kent Faktoring A.Ş. Genel Müdürlük
Askerocağı Cad. Süzer Plaza No:6
Kat:4/A Şişli / İstanbul
Mersis No: 0544008795000013
www.kentfactoring.com.tr
Tel: 0 212 444 4 568

Veri sorumlusu Şirketimizin KEP adresi: kentfaktoring@hs03.kep.tr

1.2. Şikâyetin alınması

Talep ve şikayetlere cevap verebilmemiz için, kimlik ve iletişim bilgileri başvurularda tam ve açık olarak belirtmelidir. Talep ve şikayet sahiplerinin aşağıdaki belirtilen yollardan birisi ile şirketimize başvuru yapmış olmaları gerekmektedir:

  • Şirket adresimize kimlik teyitli olarak elden ve şahsen başvuru,
  • Noter vasıtasıyla bildirim,
  • İadeli taahhütlü posta ile başvuru,
  • İnternet sitemizde duyurulan veri sorumlusu temsilcisi mail adreslerine yazılı olarak ve güvenli elektronik imza kullanılarak başvuru.

1.3. Şikâyetin değerlendirmesi

İlgili kişi, Kanunun 13.maddesine istinaden Kent Faktoring A.Ş.’ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
Kişisel Verileri Koruma Komitesi bir araya gelir, talep ve şikayeti değerlendirir. Kişisel Verileri Koruma Komitesi, şikâyet veya şikâyet konusu olan evrak ve/veya süreci inceler. Talep ve şikayet konusuna göre ilgili personelden konuyla ilgili bilgi alır. Yapılan değerlendirme neticesinde talep ve şikayetin haklı olup olmadığına karar verir. Alınan karar doğrultusunda;

a)Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalmışsa; Kent Faktoring A.Ş. talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kent Faktoring A.Ş. ilgili kişinin talebini en geç 30 gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

b)Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa Kent Faktoring A.Ş. bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde bu yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

c)Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talebi Kent Faktoring A.Ş. Kanunun 13.maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklayarak reddebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç 30 gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

Kişisel Verileri Koruma Komitesinin kararı şikayet sahibini tatmin etmezse KVK Kurulu’na başvuru yapabilir.

2. Kişisel verileri ilgili kişinin talep etmesi durumunda imha işlemleri

Kent Faktoring A.Ş. Kişisel Verilerin İmha Edilmesi Prosedürü’nde detaylandırılmıştır.

3. Kayıtların Saklanması

Kent Faktoring A.Ş.’ de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki talep ve şikâyetler ile ilgili tüm kayıtlar 6 ay boyunca saklanır. Bilgi güvenliği politikaları kapsamında güvence altına alınmıştır.

4. İş Akışı

  • Talep/Şikayet Başvurusunun Alınması Ve Kayıt Edilmesi
  • Talep/Şikayet Başvurusunun Kişisel Verilerin Korunması Komitesine Sunumu
  • Talep/Şikayet Hakkında Kişisel Verilerin Korunması Komitesinin Bilgi Toplaması ve Değerlendirmesi
  • Kişisel Verilerin Korunması Komitesinin Kararının Talep/Şikayet Başvuru Sahibine bildirilmesi